Velká změna pro zaměstnance i firmy: Od dubna začne platit zcela nový systém evidence

Změny se dotknou nejen samotných zaměstnanců, ale především zaměstnavatelů. Pro ně budou platit nová pravidla v rámci komunikace se státními orgány. Ačkoliv by nově zavedená opatření měla přinést zjednodušení stávajícího systému, je třeba se na ně připravit. Za nesplnění povinností totiž hrozí napomenutí, v některých případech dokonce pokuty od oprávněných orgánů. 

Zákon o JMHZ: Co všechno přinese? 

Za změnami stojí schválení zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, který je známý rovněž pod zkratkou „zákon o JMHZ“.

Díky JMHZ zaměstnavatelé získají možnost souhrnně plnit své ohlašovací a evidenční povinnosti o sobě a svých zaměstnancích prostřednictvím elektronického podání. 

Jak je uvedeno i na oficiálních stránkách České správy sociálního zabezpečení, hlavním účelem JMHZ je zjednodušit a sjednotit povinnosti, které museli zaměstnavatelé plnit vůči institucím. Zjednodušeně řečeno, české společnosti již nebudou muset posílat několik různých dokumentů na několik různých úřadů, jako tomu bylo doposud. To se vztahuje i na zahraniční firmy, které v České republice platí za své zaměstnance sociální a zdravotní pojištění. 

Popisované legislativní opatření nabylo účinnosti dne 1. ledna 2026, avšak z něj vyplývající změny a povinnosti by měly být zaváděny postupně v průběhu celého letošního roku. Jeden z nejdůležitějších termínů se každopádně v kalendáři objeví již přibližně za dva týdny. 

Zákon o JMHZ prošel oběma komorami Parlamentu ČR. , ...

Začátek dubna bude klíčový 

Počínaje 1. dubnem 2026 budou mít firmy při komunikaci s českými úřady povinnost používat takzvané osobní identifikační číslo (zkráceně OIČ). Tento nově zavedený číselný identifikátor bude desetimístný a jeho přidělování fyzickým osobám bude mít na starost Česká správa sociálního zabezpečení, kterou zastřešuje Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV). 

Číslo nebude kvůli ochraně osobních údajů obsahovat datum narození ani pohlaví, jako tomu je například u rodného čísla, které se při komunikaci s úřady v určitých případech doposud používalo. 

Osobní identifikační číslo by mělo být neměnné a platné po celý život. 

„OIČ je zaměstnanci přiděleno při prvním vstupu do systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, pokud jej již přiděleno nemá, a zůstává mu po celý život, bez ohledu na změnu zaměstnavatele či další činnosti. Přiděluje se také stávajícím pojištěncům vedeným v registru České správy sociálního zabezpečení i zaměstnancům s příjmy ze závislé činnosti, kteří v těchto registrech vedeni nejsou, včetně cizinců bez rodného čísla,“ vysvětlila tuto problematiku Jitka Drmolová, mluvčí České správy sociálního zabezpečení.

Nadále platí, že by zaměstnavatelé měli provádět přihlašování zaměstnanců do evidence novým způsobem s výčtem údajů. Ten se od stávajícího oznámení o nástupu zaměstnance liší mimo jiné tím, že je rozšířen o některé položky. 

Firmy budou OIČ využívat při komunikaci s úřady. , ...

Co se stane, pokud zaměstnavatelé povinnost nedodrží? 

Pokud by se společnosti podle nového zákona neřídily, hrozí jim nepříjemné sankce. 

„Je vhodné si uvědomit, že neplnění povinností zaměstnavatele ve smyslu zákona o JHMZ má především dopady i na jeho zaměstnance a komplikuje či znemožňuje výkon věcné působnosti státních orgánů, které jsou do systému zapojeny (mimo jiné obslužnost jejich klientů),“ upozorňuje Drmolová.

Česká správa sociálního zabezpečení proto prostřednictvím své mluvčí všem zaměstnavatelům doporučuje, aby se na zavádění nových opatření připravili s dostatečným časovým předstihem. 

Jaké povinnosti mají zaměstnanci?

Co se týče zaměstnanců, na ně se žádné nové povinnosti, které se se zavedením jednotného měsíčního hlášení pojí, nevztahují.

I nadále však budou muset nahlašovat zaměstnavateli důležité informace, které se týkají například změny zdravotní pojišťovny, narození dítěte, změny trvalého bydliště apod. To však platí již nyní.