Nová funkce e-mailu: Umožní vám odvolat již odeslanou zprávu

Taková možnost může mít zásadní význam v pracovním prostředí, kde jeden špatně adresovaný e-mail může vést ke ztrátě důvěrných dat nebo poškození reputace. Odvolání e-mailu se tak stává praktickým nástrojem pro jednotlivce, i důležitou součástí firemní kybernetické hygieny.

Jak funguje odvolání e-mailu

Funkce odvolání (tzv. recall) umožňuje zrušit odeslanou e-mailovou zprávu, pokud ji příjemce ještě neotevřel. Nejde ale o běžný nástroj dostupný v každé poštovní schránce. Tato možnost je dostupná zejména ve firemních systémech, jako je Microsoft 365 nebo Exchange, které využívají centralizované servery a mají plnou kontrolu nad zprávami uloženými v rámci stejného prostředí.

Podmínkou úspěšného odvolání je, aby odesílatel i příjemce používali e-mailové účty v rámci stejné organizace nebo školy, která je spravována prostřednictvím Microsoft 365. Dále platí, že e-mail musí být v doručené poště příjemce stále nepřečtený. Pokud jej již otevřel, nelze jej žádným způsobem odvolat ani smazat.

Zprávu nelze odvolat ani tehdy, pokud je příjemce mimo systém Microsoft 365, například používá Gmail, Seznam.cz, nebo jiného poskytovatele s IMAP/POP3 připojením. V těchto případech je e-mail doručen bez možnosti další manipulace.

Odvolání zprávy je možné jen tehdy, pokud se oba účastníci nacházejí v rámci stejného firemního systému, jako je Microsoft 365. , ...

Jak e-mail odvolat

Funkce odvolání je dostupná v desktopové aplikaci Outlook, v novějších verzích pro Mac a také nově i v mobilní aplikaci Outlook pro Android a iOS (od verze 4.2504.0). Samotný proces odvolání v prostředí Microsoft 365 je jednoduchý:

Nejprve je třeba otevřít složku Odeslaná pošta a dvojklikem otevřít zprávu, kterou chcete odvolat. V horní nabídce zvolíte Soubor → Informace → Znovu odeslat nebo Vzpomenout zprávu. Následně se zobrazí dvě možnosti, buď Smazat nepřečtené kopie této zprávy, nebo Nahradit zprávu novou verzí.

Je možné také zaškrtnout volbu, která informuje o tom, zda bylo odvolání u každého příjemce úspěšné. Po potvrzení systém automaticky provede akci. Pokud zpráva nebyla otevřena, skutečně zmizí z doručené pošty příjemce, případně bude nahrazena novým e-mailem.

Funkce má ale i svá omezení. Pokud má příjemce nastavená pravidla přesměrování, nebo používá jiný e-mailový klient, nemusí být odvolání úspěšné ani tehdy, pokud zprávu dosud nečetl. Rovněž nelze garantovat výsledek v hybridních prostředích, kde příjemce využívá více účtů současně.

Ve verzi Outlooku pro počítač najdete funkci odvolání zprávy přímo v nabídce. , ...

Zrušení odeslání v Gmailu a dalších službách

Veřejné e-mailové služby, jako je Gmail nebo Seznam.cz, sice nenabízejí plnohodnotné „odvolání“ e-mailu, ale poskytují nástroj pro zrušení odeslání během několika sekund po kliknutí na tlačítko Odeslat. V případě Gmailu se po odeslání zobrazí ve spodní části obrazovky hláška s možností Zpět (Undo). Pokud na ni uživatel včas klikne, e-mail se vrátí do rozepsané podoby, kde jej může opravit nebo zcela zrušit.

Doba, po kterou lze zprávu takto zrušit, je nastavitelná v rozmezí 5 až 30 sekund. Výchozí hodnota je 5 sekund. Lze ji změnit v nastavení Gmailu v sekci Obecné → Zrušit odeslání. Po uplynutí této lhůty je e-mail nevratně odeslán a nelze jej již nijak odvolat.

Podobnou funkci nabízí i Seznam.cz, avšak v omezené míře – odesílání lze krátce zpozdit, ale není možné zprávu odvolat ze schránky příjemce.

Existují také některé specializované e-mailové služby určené pro práci s citlivými daty, které umožňují zpětné znepřístupnění zprávy i po jejím doručení. Využívají k tomu šifrování, přístupové certifikáty nebo časově omezený přístup k obsahu zprávy. Tyto nástroje jsou však určeny spíše pro právníky, zdravotnická zařízení nebo organizace s vysokými nároky na bezpečnost.